Topic-Based Purchasing Procedures to Follow
The purchase of all materials, supplies, 服务必须在罗德岛大学申请单上处理. 大多数部门秘书都可以在PeopleSoft财务系统中输入申请. 申请单应包括对所购物品的详细描述, including the manufacturer, make, model, if applicable, 以及任何其他与所购买物品的识别相关的信息. When ordering from a Master Price Agreement, 在申请单的合同选项卡上选择相关的MPA. The department name, contact information, reference quote#, 特殊递送说明可在网上申请单的评论部分注明, 报价也可以附在申请单的评论部分. 电子签名将被要求继续处理所有的申请单, 签名需求基于美元阈值和部门/部门工作流审批者. 请使用单独的申请单来支付应付给不同个人或供应商的项目或服务. 应输入申请单，以便采购办公室有充足的时间进行处理. 在要求购买的物品通过国家进行招标的情况下，这一点尤其重要. 必须给予充分的时间，通过国家采购制度执行适当的程序.
如果您需要Peoplesoft财务请求程序访问权限，请联系采购办公室.
需要通过各个部门投标的大学申请单是那些总金额超过500美元的申请单.00 but less than $5,000.00. 这个美元数字是订单的总金额，而不是单个项目. 美元金额超过500美元的申请单.00, but less than $5,000.部门主管必须从三(3)个不同的供应商那里获得传真或书面报价. Telephone quotes will not be accepted. 其中一个供应商必须是少数族裔企业供应商，如果存在一个特定的商品. 少数族裔企业供应商名单现在可以在esball官方网网站的采购标题下找到. 该名单由少数民族企业委员会向学院提供的商品提供. 如果少数族裔企业供应商所提供的价格被确定在一个有竞争力的范围内(不超过最低响应价格报价的百分之五(5%)), 根据esball官方网采购条例的要求，该奖项应授予英帝国勋章. 书面报价应附在esball官方网采购招标决定表上，并与学院申请单一起转发给采购办公室进行处理，并附上适当的签名. 然后将学院申请单转换为采购订单，并直接转发给提交最低出价的供应商. Please note that a bid may be a quoted dollar amount, 或者表明供应商不能提供所要求的物品. 第二种情况只应发生在购买难以找到的物品时，而三个当地供应商无法供应该物品. 只要有可能，应该获得3美元的报价. 一定要记录提供报价的人的名字, and the date they were contacted. When ordering from a Master Price Agreement 请参考合同板上各MPA的使用指南, 本用户指南将向您提供每个项目的MPA合同支出以及使用MPA的其他要求. 这些是由国家制定的固定价格，在海洋资源管理期满之前一直有效. 当从没有按MPA列出项目的供应商处订购时, 必须从供应商处获得提案，并附在在线申请单上.
Upon receipt of materials and/or services, 部门主管应在订单副本上签署“已收到”，并提供完整的签名. 转发给采购办公室，以便及时处理发票付款. This applies to all orders.
Purchases which exceed the $5,000.00在学院授权的限制将被转发到R州.I. 通过国家系统投标和处理的采购分工. When processed in this manner, 从请求到达州采购部到采购订单在州财务总监办公室登记并返回esball官方网的平均时间长度为8至10周. 当提交大额美元请求时，请考虑到这段时间. 在收到采购订单并交付材料和/或服务后, 部门主管应立即签署完整的订单副本，并将其转发给采购部门. 必须尽快收到此信息，以加快供应商付款.
有时只有一个供应商能够提供特定的产品, usually the manufacturer of that product. This is considered to be a sole source vendor. 处理供应商是唯一来源的订单, 该供应商必须提供书面文件，明确说明他们是该产品的唯一供应商. 将证明文件附在裁决表上, 勾选指定唯一来源供应商的部分, and proceed to order as usual, 通过提交一份大学申请和相关文件.
When awarding a bid to other than the low bidder, 记录必须包括一份说明，说明作出这一决定的依据. Any such rationale must contain objective criteria, for example, 所提供的项目不等于所要求的项目, 交货时间不符合最后期限, the shipping charges were excessive, etc.
Any items purchased from the W.B. 梅森公司通过主价格协议办公用品目录将放在网上 W.B. Mason. 从MPA目录中购买的物品没有美元限制. However, W.B. 梅森不应被视为除MPA之外的任何办公用品或产品的唯一来源. 从标准梅森目录中订购的物品必须出价(如果他们超过500美元).00), the same as any other type of order. If the order exceeds the $500.你必须获得三份书面报价，其中一份来自少数派供应商. If W.B. Mason is the lowest bidder, 订单应在网上下单，并将书面报价副本转发给采购部. 如果不遵守这些程序，订单将被拒绝更正. When items are received, 请将装箱单及/或经部门主管签署的确认单副本送交付款审批. Please forward this information in a timely manner.
请联系采购办公室，将其设置为您部门的请求者或审批者. 一旦你设置好了，你会收到一个密码和一本解释订购过程的培训手册. 所有的合同项目都在网上标注了红色的勾号，以便于识别MPA项目. The same rules apply when ordering online.
If an order is to be cancelled, 用户必须以书面形式向供应商取消订单, explaining the reason for the cancellation. 该文件的副本必须作为采购订单的正式记录的一部分，并必须在采购办公室存档. Also, 如果订单被退回，并且收到退回收据, 该收据应发送给采购部，与原始订单一起保留.
美国国税局(Internal Revenue Service)的规定要求向供应商付款, organization, 或个人应附有供应商或组织的联邦雇主识别号码, or by an individual's Social Security Number. 州审计长办公室现在要求在支付任何款项之前向他们的办公室提交W-9表格(纳税人识别号码和认证请求). 在许多情况下，供应商在他们的发票上记录他们的FEIN号码. 这并不能保证供应商已经向州政府提交了W-9报税表. 部门主管没有追索权，只能打电话给供应商获取FEIN号码, 如有必要，将W-9表格传真或邮寄给供应商，以便在处理学院申请之前完成. If necessary, 建议各部门致电学院采购办公室，该办公室已记录了供应商的FEIN号码, organizations and individuals paid in the past. 请在大学申请表上的“可用地址”栏中记录联邦身份证号.
All expenditures of funds, whether regular College funds or grant monies, should be approved in advance. If a purchase must be made in an emergency situation, 部门或项目主管可以报销购买费用, 只要没有违反学校和国家的采购规定. 董事可以将已付账单附在详细说明支出的支票申请表上报销. 收据必须注明“已付”，并须由申请报销的个人签署. 随附的大学申请单也应明确要求报销已支付的账单. 向没有批准的采购订单的供应商付款的大学申请单必须包括发票, 如果紧急请求超过500美元，则建议和W-9表格仍必须在采购部门存档.
